Como CREAR UNA CULTURA  exitosa

¿Qué es la cultura organizacional?

La cultura organizacional es un factor clave a la hora de organizar la estructura de una empresa, comprendiéndose como el buen conjunto de hábitos, valores, actitudes o creencias que debe existir entre cada departamento en una empresa.

A una empresa le importa mucho que se lleven a cabo de una manera sana todas las relaciones laborales, es por ello que se potencia la cultura organizacional mediante actividades, talleres, clases y fomentado una sana convivencia en el día a día laboral.

La cultura organizacional puede ser fuerte o débil. Una cultura organizacional débil será aquella que no es muy bien aceptada por los propios empleados ya que no es cómoda para ellos, por ejemplo, porque no les permite tener un horario holgado o las condiciones laborales son precarias, mientras que una cultura organizacional fuerte es aquella que goza de la aceptación de las personas que hacen vida a diario en una empresa, como puede ser el caso de una empresa que fije incentivos mensuales a los empleados que cumplan metas.

¿Cómo fomentar una correcta cultura organizacional en mi empresa?

Para fomentar una correcta cultura organizacional se deben practicar varios puntos que conocerás a lo largo de este artículo, pero a resumidas cuentas, una correcta cultura organizacional hará que los objetivos y los pensamientos del jefe de la empresa se transmitan a los empleados, generando así que ellos también se interesen por cumplirlos.

¿Cómo se logra esto? A través de talleres, incentivos, premios, reconocimientos públicos y fomentando los comportamientos positivos en el ambiente laboral.

Características de una cultura organizacional

Cada empresa tiene su diferente cultura organizacional. El fomentar esto es clave para que los empleados no se sientan como simples empleados, sino como parte de una “familia empresarial”. Para que esto suceda se deben cumplir ciertas características dentro de la organización:

·       Cada empleado debe ser independiente y respetar esta independencia.

·       Que los jefes traten correctamente a los empleados.

·       Que los empleados sientan empatía con la empresa.

·       Que la empresa genere entusiasmo por alcanzar los objetivos fijados.

·       Que las ideas de los empleados sean respetadas y tomadas en cuenta en todo momento.

·       Que al momento de los problemas no se busquen culpables, sino una solución.

·       Que al momento de los problemas el trato a los empleados sea igual de amable que siempre.

Dado que conocemos las características de una sana cultura organizacional ahora veremos cómo se desarrolla, estudiando algunos puntos que la crearán dentro de la empresa.

La dirección estratégica

La dirección estratégica empresarial no solo busca trazar objetivos claros para tu empresa, sino que también buscará crear una estrategia convincente y posible para alcanzarlos. Este tipo de estrategia empresarial también toma en cuenta posibles inconvenientes y escenarios favorables que puedan producirse en un futuro.

Con la dirección estratégica una empresa podrá fijar una cantidad aproximada de recursos humanos, materiales y monetarios para alcanzar una meta fijada, tomando en cuenta lo anterior.

La dirección estratégica es muy usada en el entorno empresarial ya que no es una definición de metas no realista, sino que toma en cuenta varios escenarios futuros que puedan llegar a acontecer. Bajo este concepto, la dirección estratégica le servirá a una empresa para definir un objetivo(s) y los posibles escenarios favorables o desfavorables que pueden hacer que se retrase o acorte el rumbo a cumplirlo.

Toda empresa debe poseer una dirección estratégica, de lo contrario, podría caer en la bancarrota ante la mínima dificultad.

Claridad de metas y objetivos

Con la dirección estratégica se puede crear un objetivo general, pero con la claridad de metas y objetivos se le da forma a dicho objetivo mediante objetivos más pequeños o aclarando varios puntos de aquel objetivo macro.

Es fundamental que todo objetivo sea claro y conciso, de manera que cualquier empleado pueda conocer por qué la empresa busca alcanzarlo, estrechándose más el lazo entre empresa y trabajador, fomentando finalmente una sana cultura organizacional.

La claridad de metas y objetivos primero propone un abanico de objetivos pequeños y después de varias reuniones que contemplan cada uno de ellos se escoge el más urgente o el que será la base firme de entre los demás. También pueden existir objetivos perjudiciales, que son los que no se deben buscar, estos objetivos quedarán al descubierto al charlar sobre cada uno de los objetivos a desarrollar.

En este caso se puede usar el “Balance Scoreboard”, que es un ejemplo de planteamiento de objetivos y metas que contempla el coste humano, de tiempo de preparación, en lo financiero y la posible respuesta de los clientes (beneficio). Resulta vital hacer un estudio de este tipo (o cualquier otro tipo de estudio por el estilo) para que una empresa pueda saber si el beneficio valdrá la pena teniendo en cuenta el esfuerzo que se va a realizar.

Una vez que la alta gerencia plantee los objetivos tanto de claridad como de dirección estratégica, entonces habrá llegado la hora de comunicárselos a los empleados. Haciendo que toda la empresa conozca los objetivos de la misma incluso inconscientemente los empleados buscarán alcanzarlos.

Por supuesto, si existen incentivos de cualquier tipo el empleado buscará con más determinación el cumplirlos.

Visión a largo plazo

Entre tantos procesos que se deben llevar correctamente en una organización puede resultar sencillo perder el foco de la meta original, es por ello que la visión a largo plazo es un punto que debe estar muy claro en la mente de los altos ejecutivos como también en la de los empleados.

Como líder de departamento u empresa en general deberás plantearte semanal, mensual y trimestralmente si estás haciendo algo para impulsar a tu empresa para su meta, si no es así entonces estás fallando en tu misión a largo plazo, por lo que conviene que regreses a los objetivos originales a largo plazo que te habías planteado.

Si los procesos que estás llevando a cabo en la actualidad funcionarán para cumplir objetivos que a su vez persiguen el objetivo macro a largo plazo entonces se puede decir que si estas avanzando en tu visión a largo plazo, por lo que no hay nada de qué preocuparse.

Si hay una importante pérdida de calidad en los procesos que lleva tu empresa quizás te hayas desviado un poco de tu visión a largo plazo, por lo que tendrás que establecer de nuevo unos cuantos puntos para que todo vuelva a la normalidad:

·       Vuelve a plantear las antiguas o nuevas estrategias a largo plazo.

·       Relaciona los objetivos entre ellos, de manera que el trabajo sea armonioso, siendo en pro a un único objetivo macro.

·       Plantea metas a corto plazo que tengan que ver con las de largo plazo y actúa como líder de equipo para que tus empleados las cumplan.

·       Establece objetivos a muy corto plazo e incentiva de alguna manera a los empleados para que sientan que en realidad se está avanzando en pro a la visión empresarial.

Creando el cambio

Los empleados pueden venir con una determinada mentalidad de otros trabajos, una mentalidad enfocada en lo monótonos que son todos los procesos empresariales, pero si tú no quieres que tu empresa sea “una más” en la vida de tus empleados, entonces debes crear el cambio que hará que ellos vean a tu empresa como su propia empresa, o mejor aún, como su segunda o tercera casa.

Para crear el cambio existen una serie de pasos:

1.    Romper lo que no permite que tu empresa cambie

Lo que no permite el cambio desde un principio es la falta de información. Puedes anunciar un cambio importante en los procesos de tu empresa, pero si tus empleados no están informados del por qué se produce dicho cambio entonces se sentirán recelosos u obligados a adoptar los cambios de buena manera.

Tus empleados necesitan saber porque el cambio que propones (o impones) es beneficioso para la empresa. Esto abrirá un escenario de debate entre la alta gerencia y los empleados, de manera que todos podrían encontrar incluso una mejor solución o rumbo.

2.    Permite que cada persona sepa en qué le afecta dicho cambio

Lo siguiente que se preguntará cada trabajador es en qué lo afecta, tanto positiva como negativamente el cambio en sí. Por ejemplo, puede que en una empresa textil un cambio en los métodos de transporte afecte indirectamente a las personas que bordan los logos y decoraciones de seguridad, aunque ellos no lo sepan, en este caso, infórmaselos.

Si el cambio solo afecta a un departamento o un grupo de personas también debes informarlo para que no existan confusiones.

3.    Identifica posibles situaciones a futuro con los empleados

Para que pases a ser de jefe a líder a los ojos de tus empleados debes confiar en ellos. Una excelente manera es sincerándote con los mismos identificando posibles problemas que puedan surgir de los cambios que propones, de manera que se puedan buscar alternativas convincentes de manera temprana.

Cuando hayas discutido estos puntos con tus empleados estos se sentirán satisfechos y ellos mismos convencerán a los que se encuentran renuentes a la decisión de los altos directivos haciéndoles saber que es un cambio para mejorar los procesos.

Participación en las decisiones

A toda persona le gusta sentirse valiosa, pero en el entorno laboral el que un empleado se sienta valioso es un escalón al éxito, ya que pueden rendir más, sentirse necesarios y muy cómodos con el entorno laboral.

Toda empresa debería mantener una comunicación interna ascendente diaria con sus empleados, sea informal o formal, con la cual se podrían encontrar soluciones a los problemas de una manera más abierta y rápida que en reuniones exclusivamente privadas de los altos puestos de gerencia.

Por ejemplo, si se realiza una reunión abierta en la que se hable sobre el aumento de una hora de jornada laboral en pro a la realización de una meta durante uno o dos meses, la cual atraerá importantes incentivos a los trabajadores, será mucho más rápido el hablarlo con ellos inmediatamente que estudiarlo en privado y después esta medida sea muy poco popular debido a la falta de comunicación.

Te sorprendería, pero incluso uno de tus subordinados puede tener mejores ideas que tú en ciertas áreas, por ello nunca rechaces la opinión de uno de tus empleados, dándole la importancia que merece.

Comunicación interna y externa

La comunicación es muy importante en cualquier tipo de relación, ya sea personal o laboral, pero en el ámbito empresarial existen dos tipos de comunicaciones, la interna y la externa. La comunicación externa es, muchas veces, tomada en cuenta en solitario, dejando atrás la empresa a la comunicación interna, un grave error que aprenderás a solucionar conociendo la importancia de ambas.

¿Qué es la comunicación externa en una empresa?

La comunicación empresarial externa es la que se encuentra enfocada al público que no labora en la empresa, es decir, cualquier persona que no hace vida en la empresa, ya sea para fines comerciales, branding u otras estrategias de marketing. La comunicación externa funciona principalmente para fomentar una buena opinión sobre la empresa al público en general.

¿Qué es la comunicación interna en una empresa?

La comunicación interna se encuentra enfocada en las personas que laboran dentro de la empresa. La función de este tipo de comunicación es motivar a los empleados para que puedan cumplir sus metas dentro de la empresa y con ello acercar a la empresa a cumplir sus metas como institución. Con este tipo de comunicación el empleado se debe sentir parte de la organización.

Una empresa con empleados que tengan una identidad corporativa arraigada será fuerte y eficiente, es por ello que es vital fomentar este tipo de comunicación en todo momento, siendo igual de importante que la comunicación externa.

Existen dos tipos de comunicación interna, la ascendente y la descendente, la comunicación descendente es la que actúa desde la directiva hacía los empleados y la comunicación ascendente desde los empleados hacia los directivos. Pero aquí existe un importante error que se viene repitiendo en toda empresa, que es la existencia únicamente de la comunicación descendente.

Los trabajadores deben saber que su opinión importa, por lo que debe fomentarse mucho la comunicación ascendente, de manera que sepan que son importantes dentro de la empresa.

Imagen interna y externa

La imagen interna y externa de una organización representa en primer lugar como la ven sus empleados y como la ven las personas que no forman parte de la misma. Examinamos un poco de cada tipo de imagen:

La imagen interna

Este tipo de imagen es la percepción general que tienen tanto los altos directivos como los trabajadores sobre la organización en la que se encuentran trabajando. Existen dos métodos para medir la opinión interna de una empresa, el nivel de coherencia y la calidad de coincidencia.

En el primer caso se lleva a cabo una encuesta en donde se comparan los resultados y se establece una imagen por coherencia de los valores que más se repitan. Por ejemplo, si la mayoría de las personas que trabajan en una empresa sostienen que esta es de vanguardia y en pro al bienestar de las personas entonces los trabajadores tienen una buena imagen interna de la compañía.

En cuanto a la imagen interna por coincidencia también se lleva a cabo una encuesta, pero esta también incluye puntos negativos para que los trabajadores puedan señalar si, por ejemplo, las condiciones laborales son adecuadas para llevar a cabo determinados procesos, si el salario les parece adecuado, si se trabaja en exceso o con holgura, entre otros casos.

De esta manera podrás conocer una opinión sincera de todos los miembros de la empresa de los pros y los contras de la organización. Es muy importante que consideres que, si no existe una imagen interna positiva, será difícil conseguir una imagen externa positiva.

La Imagen externa

En cuanto a la imagen externa, esta es la que se le da al público general, el cual no trabaja en la organización. Puedes fomentar una buena imagen externa con campañas publicitarias en diferentes medios de comunicación, pero será necesario capacitar a tus empleados para dar un buen servicio al cliente para que la buena imagen que das por medio de la publicidad concuerde con el trato real al cliente.

Relaciones entre los jefes y los subordinados

Quizás uno de los puntos que goza de especial importancia a la hora de que reine la armonía en la cultura organizacional es el trato de los jefes hacia los empleados, es por ello que diseñamos algunos puntos a tener en cuenta para que este sea adecuado:

1.    Ser empático

Un jefe debe conocer a un empleado y un empleado al jefe. No te cierres herméticamente a la posibilidad de conocer a tus subordinados, sé empático y trata de conocer a cada uno de una manera amable, a no ser que se lo tomen como un interrogatorio sobre su vida privada.

2.    No ser ni distantes ni mejores amigos

El jefe debe tener buena cercanía con sus empleados, de esta manera pueden conocer detalles que nunca jamás hubieran escuchado de las bocas de las personas que están trabajando para él. Por medio de un acercamiento sincero hacia los empleados de parte de su jefe, este podrá también conocer importantes ideas de parte de ellos.

Ahora, no es algo profesional y conlleva a consecuencias el que un jefe sea demasiado cercano con sus subordinados. De esta manera tanto él no querrá sancionarlos cuando incurran en una falta como ellos no tomarán con importancia las correcciones del jefe. Se debe mantener una distancia que no sea lejana, pero que tampoco sea demasiado cercana al punto de ser amigos, esto sería lo profesional.

3.    Pedir opiniones para trazar planes entre todos

Hablábamos antes de la comunicación interna ascendente, pues bien, llegó el momento de aplicarla si eres jefe. Una manera importante de establecer una relación cercana y sincera con tus empleados es pidiendo opiniones y fomentando la comunicación cercana y confiable con sus superiores.

Después de una junta lo correcto sería que el jefe informara a sus subordinados sobre los resultados, sean favorables y desfavorables de una campaña publicitaria, por ejemplo, de esta manera se establecería un dialogo, lo cual fomentaría la comunicación interna ascendente.

4.    Fomentar los valores

Siempre existirá el miedo por parte del jefe de que por querer fomentar una relación estrecha con sus empleados estos no lo tomen en serio o se molesten mucho a la hora de que tengas que sancionarlos, es por ello que fomentar los valores del respeto, honra, lealtad y profesionalismo es necesario en toda empresa. Por ejemplo, no puede permitírsele a un empleado llamar por un apodo a su jefe, ni viceversa, claro está.

Además, debería estar terminantemente prohibido llamar a otra persona con términos despectivos en el área de trabajo, lo cual acarrearía importantes sanciones.

5.    Elimina muros imaginarios

El jefe debe ser una persona humilde. El jefe si tiene que decir a cada rato que “él es el jefe” es porque su cargo le queda grande, por lo que debes eliminar estas barreras y hacer que los demás empleados se olviden por un momento que los estás supervisando o que eres el jefe. Este punto es algo complicado ya que se puede caer en el “amiguismo”, pero si se fomenta con fuerza el punto anterior entonces es poco probable que los empleados no tomen en cuenta las direcciones de su jefe.

Para crear una relación de confianza no hay nada mejor que invitar a actividades extracurriculares como campamentos, un día de playa, piscina, excursión o algo más formal como una cena. Esto acercará mucho a los jefes y empleados, fomentando una sana cultura organizacional.

Organización del trabajo

Una vez se fomente una buena relación entre los jefes y los empleados será mucho más sencillo organizar el trabajo a realizar o que se está realizando. Para crear una buena organización del trabajo sin afectar la atmosfera del departamento de la organización se deben considerar algunos puntos:

·       Usa a todos los miembros disponibles: debes considerar los fuertes de cada empleado y asignarles un rol que sepas que pueden cumplir. Para ello debes conocer las debilidades, fuertes y personalidad general de cada uno.

·       No propongas una competencia: la competitividad en cierto punto es buena, pero no debe fomentarse en el ambiente laboral ya que es algo que surge naturalmente en cada persona. Si fomentas en cambio la colaboración entre todos los miembros del equipo reinará la armonía y cooperación.

·       Trabajar para cumplir un objetivo: establece un objetivo, tiempo estimado de entrega y quienes realizarán determinadas tareas. Comparte con el equipo lo necesario que es la comunicación y que si alguien está experimentando dificultades con su tarea no dude en pedir ayuda.

·       Errar es de humanos: no juzgues a quien falla en su tarea ya que estarás fomentando el que se debe juzgar a los demás en tu equipo, debes en cambio apoyar emocionalmente y enseñar un mejor método para que la tarea sea cumplida.

Siguiendo estos puntos tendrás un equipo organizado y listo para avanzar en pro a los objetivos planteados de una manera eficiente.

Servicio al cliente

El servicio al cliente es fundamental en toda organización ya que toda organización se encuentra destinada a tratar con ellos, sino ¿cómo se obtienen las ganancias? Pero lo cierto es que muchas veces estos se sienten ignorados, tratados despectivamente o incluso con agresividad, lo cual se debe evitar a toda costa ya que un cliente ofendido de seguro no volverá jamás a optar por tus servicios.

La mejor manera de contar con un personal de servicio al cliente será capacitándolos para poder tratar con las personas de una manera correcta, proveyéndoles incentivos y alguna manera en la que los clientes puedan dejar un feedback de cómo se sintieron al ser atendidos por ellos.

Con una correcta capacitación tu personal de servicio al cliente sabrá que tus clientes no se llaman “siguiente”, no se deben llamar con un chasquido de dedos, se les debe hablar con un tono de voz adecuado, que no deben usar un lenguaje demasiado técnico en el caso de que trabajen en un área de garantías por desperfectos y que no debe ponerse de igual a igual con un cliente enfadado, sino que siguiendo sereno el cliente también se serenará.

Opta por cursos y talleres de capacitación para tus empleados de cara a los clientes y notarás la gran diferencia.

Innovación

No hagas que la innovación en tu empresa sea un evento extraño, estamos en el siglo XXI y los avances tecnológicos a gran escala se ven a diario, por lo que es necesario que las organizaciones comiencen a contar con la innovación como algo cotidiano.

Puedes tener un departamento de tecnología en tu empresa, pero esto no es suficiente, hablamos de contar con la innovación en cada uno de los procesos que se llevan a cabo, ten por seguro que la tecnología puede ayudar a automatizar varios procesos, abaratando costes y haciendo que tus empleados se esfuercen menos.

Fomenta la innovación invitando a tus empleados a opinar sobre cómo pueden mejorarse los procesos con la ayuda de la tecnología en la organización.

Empredurismo

El empredurismo es un proceso mediante el cual una empresa propone una idea de una manera interna y se consigue desarrollarla hasta obtener un producto o servicio en concreto, es decir, el conseguir desarrollar una idea hasta obtener su materialización.

Lo bueno en estos casos es que no toda idea de empredurismo tiene que generar beneficios, se puede desarrollar una idea de empredurismo para el bienestar social con el fin de conseguir branding, el cual es reconocimiento de la marca haciendo que las personas la asocien con buenas experiencias y esfuerzos por colaborar con la sociedad.

El empredurismo en tu organización debe existir también para que tus empleados pueden proponer una idea y esta, con la ayuda de tu empresa se materialice, por supuesto, generando beneficios también a la organización.

Pasión

¿Qué hace un oficinista con corazón de bombero o un granjero trabajando lavando autos? Quizás puedan rendir medianamente bien en sus actuales puestos de trabajo, pero lo cierto es que rendirían mucho mejor si se encontrarán en los puestos de trabajo para los que tienen pasión.

La pasión en una organización es un valor importante ya que puede hacer que tanto los jefes como los empleados se comprometan de una manera inigualable para el cumplimiento de las metas, pero esto nunca estará impulsado por el miedo o por una compensación económica (quizás si a menor escala) sino por la pasión que el empleado le tiene a la realización de sus tareas.

Podrás colocar a un empleado en cierto puesto ya que tiene los conocimientos, pero si hay otro con una gran pasión por aprender y ejercer el mismo puesto entonces quizás sea una mejor idea valorar qué tal le va en dicho puesto al visionario, ya que se pueden experimentar grandes niveles de optimización del trabajo con él.

Usualmente tanto los jefes con los empleados sin pasión son los que cuestionan a los que trabajan con pasión, criticando su empeño y compromiso, confundiendo la pasión con una necesidad de caerle bien al jefe.

Satisfacción profesional

La satisfacción profesional, como su nombre lo indica, es qué tan a gusto se encuentra el empleado con su puesto midiendo las respuestas del mismo ante su trabajo. Si un empleado comienza a tener una baja importante en su rendimiento sin ninguna razón aparente, entonces puede que se sienta insatisfecho con su trabajo debido a diversas razones.

Una de las razones más frecuentes por las que un empleado se siente insatisfecho con su trabajo es el trato que le dan sus superiores, el salario y un ambiente laboral estresante.

Para mejorar la satisfacción laboral bastará que los jefes se aprendan el nombre de sus empleados, los traten con moderada cercanía, el ambiente laboral tenga la temperatura adecuada y no sea ruidoso y que siempre exista un trato cordial en la comunicación descendente.

Balance vida-trabajo

Es muy fácil que como jefe o empleado pierdas el norte en lo verdaderamente importante y la razón por la cual trabajas: tu familia. Si trabajas constantemente y no te queda tiempo para tu familia poco a poco comenzarás a culpar al trabajo de tu poco contacto con tu familia, por lo que tienes que ser abierto con tus necesidades y comunicarle a algún superior que necesitas más tiempo libre para poder dedicarle al trabajo y a tu casa.

Como jefe debes estar abierto a esta necesidad de compartir con la familia de parte de tus empleados, si tu empleado siempre llega temprano y se encuentra rindiendo bien entonces no habrá razón para que no pueda tomarse algún día libre a la semana o salir una hora antes de finalizada la jornada laboral, de manera que pueda compartir más tiempo con sus hijos.

El tener un balance correcto hará que como empleado seas feliz y productivo.

Reconocimiento

Del reconocimiento hemos hablado varias veces en este artículo, pero ahora hablaremos de él como valor laboral de peso a la hora de que los empleados puedan sentirse apegados a tu organización.

El reconocimiento es la practica en la cual un jefe o un compañero de trabajo felicita a otra persona que hace vida en la empresa con el fin de honrarlo por el cumplimiento de sus metas o eventos especiales, por ejemplo, un jefe puede felicitar públicamente dentro de una empresa a un empleado que haya cumplido con sus metas mensuales cuando apenas ha pasado la mitad del mes o en el caso de que lo hayan felicitado varias veces por ser un excelente trabajador de cara al cliente.

El reconocimiento viene casi siempre con un bono por buen rendimiento, lo cual generaría más apego a la organización, minimizando las posibilidades de que el empleado deje la empresa si la competencia le ofrece un puesto parecido.

El reconocimiento también puede venir de cara a eventos de su vida personal, como por ejemplo el nacimiento de un hijo, un cumpleaños, un matrimonio entre otros.

El reconocimiento hará a tus empleados felices y siempre que un empleado esté feliz tratará a los clientes de una manera excepcional, lo que quiere decir que habrá más ventas.

Retroalimentación

La retroalimentación es un sistema que mide el desempeño de un empleado contrastándolo con las expectativas esperadas por la empresa para dicho puesto.

La empresa creará una meta para dicho puesto del empleado y si este logra menos de lo esperado o mucho más de lo esperado la empresa puede realizar una entrevista de retroalimentación, de manera que el empleado pueda informarle a la empresa de los problemas o circunstancias especiales que han hecho que rindiera por encima de lo esperado.

Quizás una pequeña idea de un empleado pueda hacer que los procesos de tu empresa se optimicen de manera considerable, así que nunca dejes de lado la retroalimentación en los casos que se amerite.

Siguiendo estos puntos podrás crear una correcta cultura organizacional, en donde jefes y empleados puedan compartir de una manera amistosa, las ideas de todos cuenten y si todo el mundo es feliz, los clientes también lo serán, lo cual significa más ventas.

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